快速上手教程系列<一>

用myEXCEL.net（网络Excel平台）实现库存管理系统

引言... 1

业务规则... 1

功能设计... 2

实现... 2

一、建立组织机构... 2

二、建立数据规范... 4

三、建立《入库单》模板... 15

四、建立《出库单》模板... 27

五、建立《库存月报》... 29

结束语... 38

说明：本教程重点放在实际操作方面，旨在让用户能快速体验本系统的各项功能，至于各项操作背后原理的详细说明请参阅《系统使用手册》。学习时还可以结合与该文档一起提供的样例数据库，以便取得更好的效果。另外，样例数据库中的用户除了“admin”和“user0”以外，口令都为“aaa”。

引言

市面上各种各样的库存管理软件有很多，但大多数都不能满足企业的个性化需求。本教程就是通过一个简单的例子来说明，如何利用myEXCEL.net（网络Excel平台）实现自己的库存管理系统。

业务规则

假设“腾飞公司”有三名相关员工，分别是张三（采购员）、李四（仓管员）和王五（领料员），业务流程是：

1、 采购员对已经采购回来的物料登记入库单，并传递到仓库。

2、 仓管员根据传过来的入库单进行物料清点和核实，无误后入库。

3、 车间领料员填写领料单，并传送到仓库。

4、 仓管员确认并发货。

5、 仓管员可以随时查看《库存月报》，并且每月月底保存一次《库存月报》。

功能设计

《物料表》、《入库单》（带流程）、《出库单》（带流程）、《库存月报》

实现

一、建立组织机构

1、 用admin登录，并进入系统管理控制台

2、 建立顶级机构信息，如上图所示，点击“修改”，出现如下窗体：

3、 建立三个角色（岗位），如下图所示：

4、 建立三个用户，并指定相应的角色，如下图所示：

二、建立数据规范

5、 建立数据规范“计量单位”

6、 建立自动编号数据规范“入库单号”

7、 建立自动编号数据规范“出库单号”

8、 建立数据规范“物料选择”，该数据规范来自《物料表》，所以需要先建立《物料表》。

先用user0用户登录，因为user0拥有“设计”角色，当然也可以是其他拥有“设计”角色的用户。

点击新建模板《物料表》，输入报表编号和报表名称，

确定具备“初始填报权限”的部门与角色

确定具备“查看数据权限”的部门与角色

点击“下一步”、“下一步”、“完成”，接着画出模板样式，

如上图所示，选中B5 ：D17，右击鼠标，选择“设置重复数据项目”，

“下一步”

“下一步”、“完成”，接着设置数据项目的类型等信息，如下图所示：

点击“确定”即可完成重复数据项目的定义。

接着定义“单一数据项目”

说明：理论上象《物料表》这样的模板是可以不设置“单一数据项目”的，但系统要求模版必须有“单一数据项目”（“重复数据项目”允许没有），那怎么办呢？我们可以使用一个技巧，就是直接把标题作为单一数据项目，由于该项目的值就是标题，所以在填报的时候也不用进行输入了，也就是说可以当该单一数据项目不存在即可。

选中表头，右击鼠标，选择“设置单一数据项目”

“下一步”

“下一步”、“完成”

由于标题“物料表”左侧没有内容，所以系统自动给该项目取名为“项目1”，如果需要你可以改成其它的，“唯一”可以使得物料数据只允许有一份。

最后点击“确定”，点击，《物料表》模板就设置完成了。

填报

接着我们用仓管员“李四”登录，点击，选择《物料表》

输入如下物料数据：

由于数据项目“计量单位”绑定了数据规范“计量单位”，不但可以通过选择加快输入的速度，而且减少了错误的发生，又防止了数据输入的不规范性。当然不绑定也可以，只是前面所说的好处就没有了。

用admin登录，建立数据规范“物料选择”

三、建立《入库单》模板

用user0登录，点击

注意：填报模式是“流程驱动”

“下一步”，确定“初始填报权限”

“下一步”，确定“数据查看权限”

画出样式

输入相关Excel公式：

G7 = E7*F7，并拖动复制到G12，F13 = Sum（F7：F12），G13 = Sum（G7：G12）。

在《物料表》中，每种物料都有相应的“计量单位”，所以当我们输入了“名称规格”后，相应的“单位”就应该可以自动填上，为了实现这个目标，我们采用了表间公式，有关表间公式的详细解释请参阅《系统使用手册》。

点击“”出现如下窗体：

如上图所示，该窗体有两页，分别是“表间取数公式”和“表间同步更新公式”，现在我们要建立的是“表间取数公式”，所以这一页必须是当前页（默认已经是当前页）。接着点击“新增”按钮，出现表间取数公式建立向导，如下图所示：

如上图所示，窗体顶部的文字指出了当前需要做的主要事情。接着输入公式名称“提取所有客户资料”；执行时机选择了“筛选条件（本表）改变时-自动执行”，“单位”会随着“名称规格”而变化；点击“下一步”，出现新的页面，如下图所示：

如上图窗体顶部文字提示，在这里需要做的指定数据来源，如果来源数据表有多个还需要指定他们如何关联（属于同一个报表模板的数据表会自动产生关联关系）。点击“选择”按钮就可以选择，由于入库单所需要的数据存储在《物料表》的明细中，所以这里选“物料表_明细”，又由于只有一个来源表，所以不用设置“关联条件”，如上图所示。然后点击“下一步”，出现设置筛选条件的页面，如下图所示：

这里单位是随着名称规格而变化，所以设置的筛选条件为“物料表_明细.名称规格=本报表.名称规格”，设置完筛选条件后然后点击“下一步”，出现“填充方式”设置页面，如下图所示：

就是在这一页设置如何把取回来的数据填入当前报表中的。由于入库单数据是填充到模板的重复数据区域，所以“填充到数据表”选择“入库单_明细”。在“填充方式”表中，共有三列，第一列表示的是已经取回来的数据，第二列表示如何填入（默认是“填入值”），第三列表示要填到哪里去。接着点击按钮，出现表达式设置窗体，如下图所示：

双击成员“名称规格”，上面就会显示“物料表_明细. 名称规格”，然后点击确定。这样就表示把取回来的数据中的“名称规格”填入到当前模板的“名称规格”字段，按照同样的方式设置其它的字段如何填充，如下图所示：

“名称规格”的填充方式使用了“按行\列匹配”，是让计量单位根据名称规格的位置，正确填充到的相应的单元格中，（有关“按行\列匹配”的详细解释请参阅《系统使用手册》）。

最后点击“确定”，出现如下页面表示公式设置已经完成，点击“完成”即可。

设置完成的公式如下图所示

它显示了公式的完整定义。

定义“单一数据项目”

按住Ctrl，点击C3、C4、G3、G4、F13和G13，然后右击这其中的一个单元格，选择“设置单一数据项目”，

“下一步”

“下一步”、“完成”

这里除了用了自定义数据规范“入库单号”外，还用到了系统数据规范“当前日期”和“登录用户姓名”。项目F13的名称是“合计数量”，项目G13的名称是“合计金额”，“单号”要求唯一。最后点击“确定”即可完成单一数据项目的定义。

下面定义“重复数据项目”

选中B7 ：G12，右击这其中一个单元格，选择“设置重复数据项目”

“下一步”

“下一步”

点击“确定”，即可完成重复数据项目的定义。

因为《入库单》需要进行传递，所以必须定义相应的工作流。点击

先建立“填单”和“入库”任务，再放置“开始”和“结束”标志，最后再把它们连接起来。

设置“填单”任务属性

设置任务名称以及该任务可以填写的区域，如下图所示：

流程中的第一个任务可以由具有初始填报权限的人来发起并执行。

设置“入库”任务属性

设置任务名称、该任务可以填写的区域以及该任务的执行者，如下图所示：

上面的设置说明，“入库”任务由“腾飞公司”的“仓管员”来执行，并且在执行过程中只能填写“仓管员”数据项目，其它的数据项目只能查看。

本例子不需要设置流向属性，最后点击“保存”即可。

下面我们开始填写第一张入库单，先用“张三”zs登录，然后输入数据，如下图所示：

点击保存数据，然后点击进行传递，如下图所示：

点击“确定”，该单据就传递到“入库”了，该任务我们指定了由“仓管员”来执行，所以接着我们用“李四”ls登录，点击打开流程工作台，如下图所示：

从上图可知，“张三”提交了一个待处理任务“入库”，点击“处理”打开该单据进行处理，如下图所示：

“仓管员”自动填上了“李四”，点击进行传递，如下图所示：

点击“确定”，该入库单的流程就全部做完了，同时该入库单也就出现在数据查看控制台中心，供有查看权限的人员查阅了。

另外，在处理“入库”任务的时候，如果不满意还可以把流程回退到“填单”任务；通过流程控制台可以图文并茂地查看流程的传递情况，如下图所示：

四、建立《出库单》模板

建立过程与《入库单》几乎一样，下面只列出了不同的地方：

用“王五”ww登录，输入数据，如下图所示：

保存、传递，接着由“李四”完成流程传递。

五、建立《库存月报》

       myEXCEL.net其中的一个显著特点是数据保存在数据库中，同时又可以把数据从数据库中取回来，这样，你就可以利用这些数据构成你所需要的各种统计报表。下面就以《库存月报》进行说明。

建立模板，输入基本信息

确定“初始填报权限”

确定“报表数据查看权限”

画制样式，并填入Excel公式，E13 = Sum(E6:E12)，F13 = Sum(F6:F12)，G13 = Sum(G6:G12)，H6 = E6 + F6 – G6，并拖拉复制到H12。

定义“单一数据项目”

定义“重复数据项目”

定义“表间取数公式”

公式1、“获取所有物料”，作用：从“物料表_明细”中获取所有的物料信息，把其中的“名称规格”和“计量单位”分别填入相应的列中。

选择“数据来源”和确定“表间关联关系”，因为只有一个来源数据表，所以没有关联关系

确定数据“筛选条件”，因为是所有物料信息，所以没有条件

确定“数据填充方式”，也就是说什么数据，如何填，填到哪里

完整的公式说明

公式2、“提取期初数量”，作用：从本模板数据表中取出上月的期末数即为当前月份的期初数，并填入到相应的列中。请注意“时间间隔”函数的使用：

“时间间隔( mm , 库存月报_主表.年月 , 本报表.年月 ) ＝ 1 ”

表示“本报表.年月”减“库存月报_主表.年月”相差一个月，

也就是说“本报表.年月”的上月就是“库存月报_主表.年月”。

另外，填充数据时需要先“按行\列” 匹配“名称规格”进行定位，才能填入“期初数量”。

公式3、“提取入库数量”，作用：从《入库单》中找出当前月份的所有入库记录，汇总后填入到“入库数量”列。注意填充数据时也需要先按“按行\列” 匹配“名称规格”进行定位。

另外，筛选条件

年份值(入库单_主表.开单日期) ＝ 年份值(本报表.年月)

并且 月份值(入库单_主表.开单日期) ＝ 月份值(本报表.年月)

与

时间间隔( mm , 库存月报_主表.年月 , 本报表.年月 ) ＝ 0

等价

公式4、“提取出库数量”，作用：从《出库单》中找出当前月份的所有出库记录，汇总后填入到“出库数量”列。注意填充数据时也需要先按“按行\列” 匹配“名称规格”进行定位。

取数

填入年月后，点击，选择所有公式，点击“确定”

结果如下图所示：

结束语

到这里，我们已经用myEXCEL.net实现了一个简单的库存管理系统，按照类似的方式你可以进一步对她进行扩充、完善，使之成为一个有生命力的系统。myEXCEL.net的其中一个显著特点就是管理人员可以随时根据需要对系统进行调整、扩充，使之与你的需求时刻保持同步。